Tagarchief: event

Dag van de Digitale Duurzaamheid, 14 juni

Op dinsdag 14 juni organiseren eSpecialisten de eerste “Dag van de Digitale Duurzaamheid” voor en in samenwerking met Nederlandse overheidsinstellingen. Vanwege het belang van het onderwerp is deze dag gratis te bezoeken voor alle overheidsmedewerkers die serieus werk willen maken van digitale duurzaamheid!

Centraal op deze dag staat de vraag: hoe zorgen we er als overheidsorganisaties voor dat we onze digitale informatie in de tijd gezien bruikbaar, toegankelijk en authentiek houden?

Ceelo is hier ook aanwezig om haar e-depot-oplossing toe te lichten. Wij verzorgen eveneens een inhoudelijke presentatie voor alle geïnteresseerden.

35440192-ee34-4d6e-9646-f777a305b1f0

2de Kennissessie rondom e-depot succesvol

2de-Kennissessie-e-depot-Putten-19-februari-2015De 2de kennissessie rondom het e-depot bij de Gemeente Putten op donderdag 19 februari was wederom een succesvolle bijeenkomst. Onder de noemer ‘e-Depot- de Puttense aanpak’  deden Jan Willem Rip en Janneke Goudswaard aangevuld met een keynote van Geert-Jan van Bussel de nieuwe stand van zaken uit de doeken. 

Na de bijeenkomst van 11 juni 2014 was het even spannend of Putten in staat was om er weer een succes van te maken. Aan de inschrijvingen bleek het niet te liggen, wederom was deze sessie binnen de kortste keren volgeboekt.  Ook nu weer bleek er weer veel interesse voor dit actuele thema.

Sinds 2014 heeft Putten veel voortgang geboekt Jan Willem Rip liet zien hoe de daadwerkelijke applicatie die inmiddels in gebruik is er uit ziet en welke ervaringen zijn al op het gebied van de verdere implementatie van het e-Depot hebben opgedaan.

Duidelijk kwamen procedures, afspraken en keuzes ter sprake. Dit leidde uiteindelijk in het “gesprek met de zaal” tot enkele zeer relevante vragen uit de hoek van de aanwezigen. Conclusie is dat niet altijd alles in software (Ceelo) te vangen is. Alle overheidsorganisaties moeten ook kunnen rekenen op de professionaliteit van hun eigen mensen. Daarbij is de software ondersteunend aan het proces.

Belangrijk punt van aandacht is dat bij gebruik van een actueel zaaksysteem veel van het benodigde ‘voorwerk’ al gedaan wordt voor de gebruiker. Anders dan bij het ‘intanken’ van alternatieve collecties die los worden aangeboden via analoge of elektronische weg. Het blijkt dat de gebruikers ook met deze ‘grijze bestanden’ nog geen weg weten.

Geert-Jan van Bussel brak een lans voor het succesvol selecteren van informatie voordat we zomaar overgaan tot opslag. Onder de noemer ‘information survival’ zal het steeds belangrijker worden om de selectie vóór opslag te optimaliseren. Hierbij blijven de kosten van opslag ook niet ongemoeid, een belangrijke drijfveer voor bestuurders en burgers.

Gemeente Putten werkt al geruime tijd aan het verbeteren van de toegankelijkheid van informatie, digitaal (zaakgericht) werken en de vervanging (substitutie) van papier. Ook zij hebben de uitdaging om ongestructureerde (niet langer opgeslagen) informatie, aan te pakken. Een uitdaging die Doxis Informatiemanagers en Circle Software als leveranciers van Ceelo in Putten met ze zijn aangegaan.