E-depot; een integrale aanpak?

Door: Geert Maas, professional bij Doxis

Geert Maas, professional bij DoxisDe noodzaak van digitale duurzaamheid is al eerder aangetoond in deze serie blogs. Toch zien we vaak dat de informatievoorziening bij archiefvormers nog onvoldoende op orde is. Met het simpelweg aanschaffen van een e-depot zijn we er ook nog niet. Vooral de ideeën over de positionering van het te gebruiken e-depot lopen uiteen. Het moment waarop informatie in een e-depot wordt opgeslagen verschilt. Grofweg zijn er twee situaties aan te duiden. Enerzijds kan de informatie al tijdens het proces worden opgeslagen in een e-depot. Anderzijds wordt de informatie pas opgeslagen ná de wettelijke overbrengingstermijn.

Lees hier verder…

Waarom een E-depot? Oftewel; ‘waarom je de datazooi niet in de plomp mietert!’

Door: Max Beekhuis, directeur Doxis

Max-BeekhuisIn mijn vorige blog over e-depots heb ik gerefereerd aan het marketing succes van het thema e-depot onder de doelgroep DIV-ers. Onder deze functionarissen is er veel belangstelling voor de voorziening en weinig doorzettingsmacht en –kracht. Dat is jammer omdat het e-depot in het kader van duurzaam informatiemanagement een belangrijke rol speelt. We moeten op zoek naar de echte eigenaar van de duurzaamheidsproblematiek. Volgens mij zijn dit de directeuren ICT, de Management Team leden en de Secretarissen van besturen. Kortom, de functionarissen die ik slechts zelden zie rond de thematiek van duurzaamheid van informatie. Is hun geringe belangstelling terecht?

Lees hier verder…

Themamiddag e-depot Stadsarchief Rotterdam

4 juni 2015, 13.00 tot 16.00 uur, Hofdijk 651, Rotterdam

Het Stadsarchief Rotterdam organiseert op 4 juni 2015 een themabijeenkomst over het e-depot. Graag maken wij u daar als relatie van Ceelo op attent. Zie onderstaande uitnodiging.

De Kwaliteitsgroep Informatiemanagement in Rotterdam nodigt u van harte uit voor een themamiddag over het e-depot. Deze vindt plaats op 4 juni 2015. Het Stadsarchief Rotterdam geeft een presentatie over de werking, implementatie en exploitatie van het e-depot. Dit is belangrijke informatie bij de besluitvorming om tot een eigen e-depot te komen. Maar daar blijft het niet bij. Om de afweging te verbreden wordt een tweede werkend e-depot gepresenteerd: CEELO, ontwikkeld door Circle Software en Doxis. Voor de implementatie en exploitatie wordt een concrete blauwdruk gepresenteerd.

Lees hier verder…

E-depot: een kilootje duurzaamheid

Max-BeekhuisDoor: Max Beekhuis, directeur Doxis Informatiemanagers

E-depot is hét marketingwoord voor 2015 voor de informatiemanagementsector. Je kunt werkelijk geen evenementenagenda op het werkveld informatiemanagement openen of er staat wel een e-depot event op. En wat opvalt; alle events onder de vlag van e-depot worden druk bezocht, makkelijk 400 deelnemers. Ik zou bijna zeggen: softwareleveranciers plak e-depot op uw zaaksysteem marketing activiteiten en een volle zaal is gegarandeerd.

Lees hier verder…

E-depot: het bonnetje van €50.000,-

Geert Maas‘De zoektocht naar het bonnetje van de Teeven-deal kostte 50.000 euro.’ [1]

Door: Geert Maas, professional bij Doxis Informatiemanagers

De recente ontwikkelingen rondom de deal die voormalig staatssecretaris Teeven sloot met Cees H. tonen maar weer eens aan hoe belangrijk het duurzaam opslaan van digitale informatie is. De zoektocht naar het bonnetje van de deal kostte naar verluid 50.000 euro en heeft een paar ICT-specialisten twee dagen beziggehouden. Digitale informatie die voor een langere periode bewaard moet worden (zoals dit ‘bonnetje van Teeven’) of: zou opgeslagen moeten worden in een e-depot. Met het aanschaffen van de benodigde software en het trainen van de gebruikers is deze informatie echter nog niet duurzaam opgeslagen. Minstens zo belangrijk is dat het e-depot een duidelijke positie inneemt binnen de organisatie.

Lees hier verder…

In gesprek over Ceelo tijdens AIDO

Ceelo was uiteraard ook van de partij op congres Archiefinnovatie Decentrale Overheden op 9 maart jongstleden Wiel Swinckels (Circle Software) en Joost Brinks (Doxis Informatiemanagers) gaven tijdens de informatiemarkt een toelichting over de wijze waarop Ceelo publieke organisaties kan helpen naar het meest complete e-depot.

AIDO bijeenkomst Ceelo 09032015 4

Mocht u ons gemist hebben en toch meer willen weten, reageer hieronder of stuur even een bericht. U vindt elders op deze site natuurlijk ook meer informatie!

Periodiek geven wij eens nieuwsbrief uit, hierop kunt u zich eenvoudig abonneren, vul uw gegevens in de linkerkolom (of mobiel, onderaan de pagina).

Goed bezochte Workshop tijdens Work in Progress 2015

Vanmiddag gaven Wiel Swinckels (Circle Software, achter de camera) en Bart van der Meij (Doxis Informatiemanagers, op de foto naast het scherm) een goed ontvangen workshop  tijdens het KING Congres Work in Progress 2015 over de wijze waarop Ceelo publieke organisaties kan helpen naar het meest complete e-depot.

Work-in-Progress-15

Het publiek was zeer geïnteresseerd en betrokken bij de materie. Mocht u deze sessie gemist hebben en toch meer willen weten hierover, stuur ons dan een berichtje, reageer hieronder of stuur even een bericht. U vindt elders op deze site natuurlijk ook meer informatie!

Periodiek geven wij eens nieuwsbrief uit, hierop kunt u zich eenvoudig abonneren, vul uw gegevens op de voorpagina in.

Work in Progress: Ceelo voor meest complete e-depot!

Het Work in Progress Congres 2015 vindt op 5 maart plaats in De Fabrique te Maarssen. In een van de workshops tonen wij Ceelo, adviseren bezoekers met praktische tips en gaan ook actief in gesprek over actuele en te verwachten uitdagingen op het gebied van deugdelijke digitale duurzaamheid.

Bezoekers van Work in Progress (men verwacht er meer dan 500) hebben de mogelijkheid om veel verschillende inhoudelijk workshops te bezoeken over actuele thema’s zoals informatiebeveiliging, (ondernemers)dienstverlening, keteninformatie, de BGT, de Omgevingswet en informatiemanagement.

In de 3de ronde van het thema Informatiemanagement tonen Bart van der Meij (Doxis Informatiemanagers) en Wiel Swinckels (Circle Software) bezoekers  het meest complete e-depot van Nederland tijdens hun workshop “Hoe helpt Ceelo uw organisatie naar het meest complete e-depot?”.

Digitale duurzaamheid is voor alle overheidsorganisaties zeer belangrijk. Het blijft alleen een hele klus om de noodzaak van deugdelijke duurzame informatieopslag tot alle delen van ambtelijke organisaties door te laten dringen. Tijdens deze workshop nemen Doxis en Circle Software bezoekers aan de hand en geven hen praktische tips, opgepikt uit (onder andere) de Puttense praktijk.

Welke valkuilen moet de informatiemanagers, adviseurs, beleidsmedewerkers, directeuren bedrijfsvoering en afdelingshoofden vermijden? Wiel en Bart zijn ook zeer benieuwd naar hun input! Waar lopen zij nu tegen aan, welke stappen ondernemen zij om de risico’s in te dammen? Welke uitdagingen ondervinden hun teams bij het opslaan, ontsluiten en terugvinden van langdurig, zorgvuldig en duurzaam te bewaren gegevens?

De gemeente Putten ontwikkelde in samenwerking met Doxis Informatiemanagers en Circle Software, zowel de software als de benodigde methodiek, procedures en afspraken en kreeg hiermee het meest complete e-depot van Nederland!

Work-in-progress-congres-2015

2de Kennissessie rondom e-depot succesvol

2de-Kennissessie-e-depot-Putten-19-februari-2015De 2de kennissessie rondom het e-depot bij de Gemeente Putten op donderdag 19 februari was wederom een succesvolle bijeenkomst. Onder de noemer ‘e-Depot- de Puttense aanpak’  deden Jan Willem Rip en Janneke Goudswaard aangevuld met een keynote van Geert-Jan van Bussel de nieuwe stand van zaken uit de doeken. 

Na de bijeenkomst van 11 juni 2014 was het even spannend of Putten in staat was om er weer een succes van te maken. Aan de inschrijvingen bleek het niet te liggen, wederom was deze sessie binnen de kortste keren volgeboekt.  Ook nu weer bleek er weer veel interesse voor dit actuele thema.

Sinds 2014 heeft Putten veel voortgang geboekt Jan Willem Rip liet zien hoe de daadwerkelijke applicatie die inmiddels in gebruik is er uit ziet en welke ervaringen zijn al op het gebied van de verdere implementatie van het e-Depot hebben opgedaan.

Duidelijk kwamen procedures, afspraken en keuzes ter sprake. Dit leidde uiteindelijk in het “gesprek met de zaal” tot enkele zeer relevante vragen uit de hoek van de aanwezigen. Conclusie is dat niet altijd alles in software (Ceelo) te vangen is. Alle overheidsorganisaties moeten ook kunnen rekenen op de professionaliteit van hun eigen mensen. Daarbij is de software ondersteunend aan het proces.

Belangrijk punt van aandacht is dat bij gebruik van een actueel zaaksysteem veel van het benodigde ‘voorwerk’ al gedaan wordt voor de gebruiker. Anders dan bij het ‘intanken’ van alternatieve collecties die los worden aangeboden via analoge of elektronische weg. Het blijkt dat de gebruikers ook met deze ‘grijze bestanden’ nog geen weg weten.

Geert-Jan van Bussel brak een lans voor het succesvol selecteren van informatie voordat we zomaar overgaan tot opslag. Onder de noemer ‘information survival’ zal het steeds belangrijker worden om de selectie vóór opslag te optimaliseren. Hierbij blijven de kosten van opslag ook niet ongemoeid, een belangrijke drijfveer voor bestuurders en burgers.

Gemeente Putten werkt al geruime tijd aan het verbeteren van de toegankelijkheid van informatie, digitaal (zaakgericht) werken en de vervanging (substitutie) van papier. Ook zij hebben de uitdaging om ongestructureerde (niet langer opgeslagen) informatie, aan te pakken. Een uitdaging die Doxis Informatiemanagers en Circle Software als leveranciers van Ceelo in Putten met ze zijn aangegaan.

Gemeente Putten organiseert 2de e-Depot Kennissessie

Gemeente Putten organiseert op donderdag 19 februari de 2de e-Depot Kennissessie getiteld ‘e-Depot- de Puttense aanpak’ .

De bijeenkomst op 11 juni 2014 was een enorm succes en ook nu blijkt uit de inschrijvingen weer veel interesse voor dit actuele thema.

Er is veel voortgang geboekt sinds vorig jaar. Jan Willem Rip en zijn team delen graag opnieuw hun ervaringen op het gebied van de verdere implementatie van het e-Depot. Vanwege de snelheid, pragmatiek en om aan te sluiten op de wensen van alle interne en externe betrokkenen, kozen ze ervoor om niet te wachten op de uitkomsten van andere trajecten. Putten is dus proactief aan de slag gegaan met het e-Depot!

Gemeente Putten werkt al geruime tijd aan het verbeteren van de toegankelijkheid van informatie, digitaal (zaakgericht) werken en de vervanging (substitutie) van papier. Ook zij hebben de uitdaging om ongestructureerde (niet langer opgeslagen) informatie, aan te pakken. Een uitdaging die Doxis Informatiemanagers en Circle Software als leveranciers van Putten met ze zijn aangegaan.

De implementatie is inmiddels in volle gang. De 160 bezoekers krijgen een kijkje in in de ‘werkplaats’ en Putten rekent op haar beurt op hun mening en suggesties!