Categorie archief: Blog

E-depot: een kilootje duurzaamheid

Max-BeekhuisDoor: Max Beekhuis, directeur Doxis Informatiemanagers

E-depot is hét marketingwoord voor 2015 voor de informatiemanagementsector. Je kunt werkelijk geen evenementenagenda op het werkveld informatiemanagement openen of er staat wel een e-depot event op. En wat opvalt; alle events onder de vlag van e-depot worden druk bezocht, makkelijk 400 deelnemers. Ik zou bijna zeggen: softwareleveranciers plak e-depot op uw zaaksysteem marketing activiteiten en een volle zaal is gegarandeerd.

Lees hier verder…

E-depot: het bonnetje van €50.000,-

Geert Maas‘De zoektocht naar het bonnetje van de Teeven-deal kostte 50.000 euro.’ [1]

Door: Geert Maas, professional bij Doxis Informatiemanagers

De recente ontwikkelingen rondom de deal die voormalig staatssecretaris Teeven sloot met Cees H. tonen maar weer eens aan hoe belangrijk het duurzaam opslaan van digitale informatie is. De zoektocht naar het bonnetje van de deal kostte naar verluid 50.000 euro en heeft een paar ICT-specialisten twee dagen beziggehouden. Digitale informatie die voor een langere periode bewaard moet worden (zoals dit ‘bonnetje van Teeven’) of: zou opgeslagen moeten worden in een e-depot. Met het aanschaffen van de benodigde software en het trainen van de gebruikers is deze informatie echter nog niet duurzaam opgeslagen. Minstens zo belangrijk is dat het e-depot een duidelijke positie inneemt binnen de organisatie.

Lees hier verder…

7 zonden bij informatietoegankelijkheid: #2

Zonde 2: en maar blijven verzamelen

Stel je eens voor. Middelgrote gemeenten in Nederland, met zo’n 10 terabyte aan
informatie op hun schijven. Bij elkaar goed voor al snel zo’n zes tot zeven
miljoen bestanden. En elke medewerker bij deze gemeenten gaat door met
verzamelen. In digitale mapjes; persoonlijke mapjes, afdelingsmapjes,
hoofdmapjes en submapjes. Geheel naar eigen inzicht. Vaak ook heel veel losse
bestanden. Het gaat om tekst, foto’s, spreadsheets, pdf-jes, multimediabestanden,
etc. etc. Een enorm woud aan digitale informatie.
Lees hier verder…

7 zonden bij informatietoegankelijkheid: #3

Zonde 3: nog niet oriënteren op een digitaal depot

Veel organisaties werken inmiddels digitaal. Zij gebruiken veelal digitale kopieën naast het papieren archief. Vervanging (substitutie) van het papier betreft de volgende stap. Over een aantal jaren worden alleen nog ‘digitaal geboren’ documenten of digitale reproducties (digitale vervangingen van papier) gebruikt. Binnen deze verzameling aan documenten gebruiken we ook documenten die ‘voor de eeuwigheid’ bewaard dienen te worden. Het gaat daarbij om het zogenaamde digitale (cultureel) erfgoed van Nederland. We slaan deze documenten nu nog op in allerlei systemen, op schijven of misschien zelfs in the cloud. Maar wat doen we in de toekomst?Lees hier verder…

7 zonden bij informatietoegankelijkheid: #5

Zonde 5: ‘Veel, vooral veel schijven.’
Veel ICT-managers worstelen met de noodzaak om gespiegeld te werken én daarbij het backup proces vorm te geven in een infrastructuur die wordt gekenmerkt door een veelheid aan schijven. Gespiegeld werken houdt in dat er op twee verschillende plaatsen (datacentra) op hetzelfde moment dezelfde gegevens worden verwerkt. Doel: valt het ene centrum uit dan neemt de spiegel het direct over en ondervindt de business er geen last van.

Lees hier verder…

7 zonden bij informatietoegankelijkheid: #6

Zonde 6: de netwerkschijven beschouwen als het domein van procesafdelingen en ICT

Systemen zoals een zaaksysteem of documentmanagementsysteem (DMS) zijn het domein van ‘de archiefafdeling’. De netwerkschijven zijn het domein van ‘procesafdelingen en ICT’. De e-mailbox is het domein van ‘elke individuele medewerker’. Kort door de bocht? Jazeker. Maar zo gaat het vaak wel in de praktijk.

Lees hier verder…