Alle berichten van Wouter van den Eerenbeemt

Dag van de Digitale Duurzaamheid, 14 juni

Op dinsdag 14 juni organiseren eSpecialisten de eerste “Dag van de Digitale Duurzaamheid” voor en in samenwerking met Nederlandse overheidsinstellingen. Vanwege het belang van het onderwerp is deze dag gratis te bezoeken voor alle overheidsmedewerkers die serieus werk willen maken van digitale duurzaamheid!

Centraal op deze dag staat de vraag: hoe zorgen we er als overheidsorganisaties voor dat we onze digitale informatie in de tijd gezien bruikbaar, toegankelijk en authentiek houden?

Ceelo is hier ook aanwezig om haar e-depot-oplossing toe te lichten. Wij verzorgen eveneens een inhoudelijke presentatie voor alle geïnteresseerden.

35440192-ee34-4d6e-9646-f777a305b1f0

Wat moet een e-depot nu precies kunnen? Deel 3: Duurzame digitale Opslag

Door: Wiel Swinckels, business consultant bij Circle Software

Wiel Swinckels business adviseur Circle SoftwareEén van de belangrijkste onderdelen van een e-depot is de duurzame opslag van de informatie.

Het duurzaam beheren en beschikbaar stellen van digitale informatie is op dit moment een van de grootste uitdagingen in de archiefwereld.

Wat houdt duurzame opslag dan in?

Onder duurzaam wordt in dit geval verstaan dat we de informatie opslaan en blijvend kunnen aantonen dat de informatie authentiek, betrouwbaar, integer en herbruikbaar is.

Lees hier verder…

Wat moet een e-depot nu precies kunnen? Deel 2: Ingest

Door: Wiel Swinckels, business consultant bij Circle Software

Wiel Swinckels business adviseur Circle SoftwareHet lijkt zo eenvoudig: het plaatsen van digitale archiefstukken in een e-depot (import of ingest, zoals het in het OAIS-model wordt genoemd). Toch komt er nogal wat bij kijken:

Het is in ieder geval van belang om te weten waar de informatie vandaan komt: staan de digitale archiefstukken in een ‘gecontroleerde’ omgeving zoals een Elektronisch Document Management Systeem (EDMS), een zaaksysteem of een dossier beheer systeem? Kortom een systeem waarbij – naast de archiefstukken – ook metadata bij de archiefstukken zijn opgeslagen.

Lees hier verder…

E-depot: het bonnetje van €50.000,-

Geert Maas‘De zoektocht naar het bonnetje van de Teeven-deal kostte 50.000 euro.’ [1]

Door: Geert Maas, professional bij Doxis Informatiemanagers

De recente ontwikkelingen rondom de deal die voormalig staatssecretaris Teeven sloot met Cees H. tonen maar weer eens aan hoe belangrijk het duurzaam opslaan van digitale informatie is. De zoektocht naar het bonnetje van de deal kostte naar verluid 50.000 euro en heeft een paar ICT-specialisten twee dagen beziggehouden. Digitale informatie die voor een langere periode bewaard moet worden (zoals dit ‘bonnetje van Teeven’) of: zou opgeslagen moeten worden in een e-depot. Met het aanschaffen van de benodigde software en het trainen van de gebruikers is deze informatie echter nog niet duurzaam opgeslagen. Minstens zo belangrijk is dat het e-depot een duidelijke positie inneemt binnen de organisatie.

Lees hier verder…

Goed bezochte Workshop tijdens Work in Progress 2015

Vanmiddag gaven Wiel Swinckels (Circle Software, achter de camera) en Bart van der Meij (Doxis Informatiemanagers, op de foto naast het scherm) een goed ontvangen workshop  tijdens het KING Congres Work in Progress 2015 over de wijze waarop Ceelo publieke organisaties kan helpen naar het meest complete e-depot.

Work-in-Progress-15

Het publiek was zeer geïnteresseerd en betrokken bij de materie. Mocht u deze sessie gemist hebben en toch meer willen weten hierover, stuur ons dan een berichtje, reageer hieronder of stuur even een bericht. U vindt elders op deze site natuurlijk ook meer informatie!

Periodiek geven wij eens nieuwsbrief uit, hierop kunt u zich eenvoudig abonneren, vul uw gegevens op de voorpagina in.

Work in Progress: Ceelo voor meest complete e-depot!

Het Work in Progress Congres 2015 vindt op 5 maart plaats in De Fabrique te Maarssen. In een van de workshops tonen wij Ceelo, adviseren bezoekers met praktische tips en gaan ook actief in gesprek over actuele en te verwachten uitdagingen op het gebied van deugdelijke digitale duurzaamheid.

Bezoekers van Work in Progress (men verwacht er meer dan 500) hebben de mogelijkheid om veel verschillende inhoudelijk workshops te bezoeken over actuele thema’s zoals informatiebeveiliging, (ondernemers)dienstverlening, keteninformatie, de BGT, de Omgevingswet en informatiemanagement.

In de 3de ronde van het thema Informatiemanagement tonen Bart van der Meij (Doxis Informatiemanagers) en Wiel Swinckels (Circle Software) bezoekers  het meest complete e-depot van Nederland tijdens hun workshop “Hoe helpt Ceelo uw organisatie naar het meest complete e-depot?”.

Digitale duurzaamheid is voor alle overheidsorganisaties zeer belangrijk. Het blijft alleen een hele klus om de noodzaak van deugdelijke duurzame informatieopslag tot alle delen van ambtelijke organisaties door te laten dringen. Tijdens deze workshop nemen Doxis en Circle Software bezoekers aan de hand en geven hen praktische tips, opgepikt uit (onder andere) de Puttense praktijk.

Welke valkuilen moet de informatiemanagers, adviseurs, beleidsmedewerkers, directeuren bedrijfsvoering en afdelingshoofden vermijden? Wiel en Bart zijn ook zeer benieuwd naar hun input! Waar lopen zij nu tegen aan, welke stappen ondernemen zij om de risico’s in te dammen? Welke uitdagingen ondervinden hun teams bij het opslaan, ontsluiten en terugvinden van langdurig, zorgvuldig en duurzaam te bewaren gegevens?

De gemeente Putten ontwikkelde in samenwerking met Doxis Informatiemanagers en Circle Software, zowel de software als de benodigde methodiek, procedures en afspraken en kreeg hiermee het meest complete e-depot van Nederland!

Work-in-progress-congres-2015

2de Kennissessie rondom e-depot succesvol

2de-Kennissessie-e-depot-Putten-19-februari-2015De 2de kennissessie rondom het e-depot bij de Gemeente Putten op donderdag 19 februari was wederom een succesvolle bijeenkomst. Onder de noemer ‘e-Depot- de Puttense aanpak’  deden Jan Willem Rip en Janneke Goudswaard aangevuld met een keynote van Geert-Jan van Bussel de nieuwe stand van zaken uit de doeken. 

Na de bijeenkomst van 11 juni 2014 was het even spannend of Putten in staat was om er weer een succes van te maken. Aan de inschrijvingen bleek het niet te liggen, wederom was deze sessie binnen de kortste keren volgeboekt.  Ook nu weer bleek er weer veel interesse voor dit actuele thema.

Sinds 2014 heeft Putten veel voortgang geboekt Jan Willem Rip liet zien hoe de daadwerkelijke applicatie die inmiddels in gebruik is er uit ziet en welke ervaringen zijn al op het gebied van de verdere implementatie van het e-Depot hebben opgedaan.

Duidelijk kwamen procedures, afspraken en keuzes ter sprake. Dit leidde uiteindelijk in het “gesprek met de zaal” tot enkele zeer relevante vragen uit de hoek van de aanwezigen. Conclusie is dat niet altijd alles in software (Ceelo) te vangen is. Alle overheidsorganisaties moeten ook kunnen rekenen op de professionaliteit van hun eigen mensen. Daarbij is de software ondersteunend aan het proces.

Belangrijk punt van aandacht is dat bij gebruik van een actueel zaaksysteem veel van het benodigde ‘voorwerk’ al gedaan wordt voor de gebruiker. Anders dan bij het ‘intanken’ van alternatieve collecties die los worden aangeboden via analoge of elektronische weg. Het blijkt dat de gebruikers ook met deze ‘grijze bestanden’ nog geen weg weten.

Geert-Jan van Bussel brak een lans voor het succesvol selecteren van informatie voordat we zomaar overgaan tot opslag. Onder de noemer ‘information survival’ zal het steeds belangrijker worden om de selectie vóór opslag te optimaliseren. Hierbij blijven de kosten van opslag ook niet ongemoeid, een belangrijke drijfveer voor bestuurders en burgers.

Gemeente Putten werkt al geruime tijd aan het verbeteren van de toegankelijkheid van informatie, digitaal (zaakgericht) werken en de vervanging (substitutie) van papier. Ook zij hebben de uitdaging om ongestructureerde (niet langer opgeslagen) informatie, aan te pakken. Een uitdaging die Doxis Informatiemanagers en Circle Software als leveranciers van Ceelo in Putten met ze zijn aangegaan.

Gemeente Putten organiseert 2de e-Depot Kennissessie

Gemeente Putten organiseert op donderdag 19 februari de 2de e-Depot Kennissessie getiteld ‘e-Depot- de Puttense aanpak’ .

De bijeenkomst op 11 juni 2014 was een enorm succes en ook nu blijkt uit de inschrijvingen weer veel interesse voor dit actuele thema.

Er is veel voortgang geboekt sinds vorig jaar. Jan Willem Rip en zijn team delen graag opnieuw hun ervaringen op het gebied van de verdere implementatie van het e-Depot. Vanwege de snelheid, pragmatiek en om aan te sluiten op de wensen van alle interne en externe betrokkenen, kozen ze ervoor om niet te wachten op de uitkomsten van andere trajecten. Putten is dus proactief aan de slag gegaan met het e-Depot!

Gemeente Putten werkt al geruime tijd aan het verbeteren van de toegankelijkheid van informatie, digitaal (zaakgericht) werken en de vervanging (substitutie) van papier. Ook zij hebben de uitdaging om ongestructureerde (niet langer opgeslagen) informatie, aan te pakken. Een uitdaging die Doxis Informatiemanagers en Circle Software als leveranciers van Putten met ze zijn aangegaan.

De implementatie is inmiddels in volle gang. De 160 bezoekers krijgen een kijkje in in de ‘werkplaats’ en Putten rekent op haar beurt op hun mening en suggesties!

Succesvolle e-Depot bijeenkomst bij Putten

Vorige week, 11 juni, vond in MFC Stroud te Putten een kennissessie plaats getiteld ‘e-Depot- de Puttense aanpak’. Meer dan 160 enthousiaste bezoekers namen een kijkje in de Puttense ‘werkplaats’ en konden vragen stellen, gaven hun mening en kwamen met waardevolle suggesties.

Vertegenwoordigers van gemeente Putten deelden hun kennis en ervaring op het gebied van de implementatie van het e-Depot. Zij hebben namelijk gekozen om proactief aan de slag te gaan met het e-Depot. Om risico’s zo laag mogelijk te houden kozen ze ervoor om niet te wachten op de uitkomsten van andere trajecten.

Kennissessie_Putten_11_juni_2014

Putten werkt al geruime tijd aan het verbeteren van de toegankelijkheid van informatie, digitaal (zaakgericht) werken en vervanging (substitutie) van het papieren archief. Net als iedere andere overheidsorganisatie hebben ook zij de uitdaging om ongestructureerde informatie die niet in het systeem is opgeslagen, aan te pakken. Deze uitdaging zijn zij ook aangegaan.

De aanschaf en implementatie van een e-Depot was een logische vervolgstap in dit proces. Dit e-Depot, Ceelo genaamd, zit niet ‘vast’ aan hun bestaande zaaksysteem en is ook koppelbaar met andere Zaaksystemen, DMS’en, RMA’s, SharePoint, etc. De implementatie is nog een ‘work in progress’. Putten heeft de wijsheid niet in pacht en leert ook elke dag wat dat betreft weer nieuwe dingen.

Bent u ook op zoek naar meer informatie over een e-Depot? De presentatie van deze bijeenkomst vindt u hier.