Wat moet een e-depot nu precies kunnen? Deel 3: Duurzame digitale Opslag

Door: Wiel Swinckels, business consultant bij Circle Software

Wiel Swinckels business adviseur Circle SoftwareEén van de belangrijkste onderdelen van een e-depot is de duurzame opslag van de informatie.

Het duurzaam beheren en beschikbaar stellen van digitale informatie is op dit moment een van de grootste uitdagingen in de archiefwereld.

Wat houdt duurzame opslag dan in?

Onder duurzaam wordt in dit geval verstaan dat we de informatie opslaan en blijvend kunnen aantonen dat de informatie authentiek, betrouwbaar, integer en herbruikbaar is.

  • Authentiek: het is wat het beweert te zijn
  • Betrouwbaar: het is een accurate voorstelling van de transactie waar het over handelt
  • Integer: het is niet ongeautoriseerd te veranderen en veranderingen zijn na te
    gaan
  • Herbruikbaar: het is vindbaar, raadpleegbaar, leesbaar en begrijpelijk binnen de
    originele context

Om de duurzame opslag van digitale informatie te garanderen, en dus aan bovenstaande te voldoen, zal de informatie moeten worden voorzien van metadata. Verder moet de informatie worden beschermd tegen ongeautoriseerde toegang. Hulpmiddelen hierbij zijn het Metadata schema conform TMLO of ISAD(G) of een combinatie van beiden.

Maar er is meer

De informatie moet ook langdurig of misschien wel permanent bewaard blijven. Dus moeten we ervoor zorgen dat:

De gegevensdrager (harde schijf, optische schijf, Solid State Disc (SSD) etc.) continue wordt gecontroleerd en tijdig wordt vervangen:

  • Het bestand (bit-stream) wordt gecontroleerd op informatieverlies (zg. bit-rot);
  • Gecontroleerd wordt of het bestandsformaat nog wordt ondersteund en – indien nodig – wordt overgezet naar een ander formaat (preservering).

Digitale kluis

Omdat digitale informatie inclusief de bijbehorende metadata meerdere operating systems, databasesystemen en hardware configuraties zal moeten overleven, is het goed om deze informatie in een ‘platte’ structuur (geen of weinig relaties leggen, metadata in XML) in informatiecontainers te zetten en deze vervolgens in een digitale kluis te plaatsen.

Ceelo-Digitale-Kluis

De informatie hoeft pas uit de kluis gehaald te worden bij een update van de huidige informatie (preservering), of als de informatie overgezet moet worden naar een ander e-depot.

De informatie die in het e-depot is opgeslagen moet uiteraard ook worden beheerd. Deze functionaliteit van het e-depot bespreek ik in mijn volgende blog.