Categorie archief: Blog

Blog: Wat moet een e-depot nu precies kunnen? Deel 5 (laatste deel): Raadplegen

Door: Wiel Swinckels, Business Consultant bij Circle Software

Wiel Swinckels business adviseur Circle SoftwareAls je informatie duurzaam hebt opgeslagen en je kunt het vervolgens niet raadplegen, heb je aan de hele opslag niets…

Het beschikbaar stellen van digitale informatie is misschien wel de belangrijkste functionaliteit van een e-depot. Je moet informatie kunnen opzoeken en (belangrijker nog), kunnen vinden en inzien.

Lees hier verder…

Wat moet een e-depot nu precies kunnen? Deel 3: Duurzame digitale Opslag

Door: Wiel Swinckels, business consultant bij Circle Software

Wiel Swinckels business adviseur Circle SoftwareEén van de belangrijkste onderdelen van een e-depot is de duurzame opslag van de informatie.

Het duurzaam beheren en beschikbaar stellen van digitale informatie is op dit moment een van de grootste uitdagingen in de archiefwereld.

Wat houdt duurzame opslag dan in?

Onder duurzaam wordt in dit geval verstaan dat we de informatie opslaan en blijvend kunnen aantonen dat de informatie authentiek, betrouwbaar, integer en herbruikbaar is.

Lees hier verder…

Wat moet een e-depot nu precies kunnen? Deel 2: Ingest

Door: Wiel Swinckels, business consultant bij Circle Software

Wiel Swinckels business adviseur Circle SoftwareHet lijkt zo eenvoudig: het plaatsen van digitale archiefstukken in een e-depot (import of ingest, zoals het in het OAIS-model wordt genoemd). Toch komt er nogal wat bij kijken:

Het is in ieder geval van belang om te weten waar de informatie vandaan komt: staan de digitale archiefstukken in een ‘gecontroleerde’ omgeving zoals een Elektronisch Document Management Systeem (EDMS), een zaaksysteem of een dossier beheer systeem? Kortom een systeem waarbij – naast de archiefstukken – ook metadata bij de archiefstukken zijn opgeslagen.

Lees hier verder…

Wat je moet weten over de aanschaf van een e-depot

Door: Max Beekhuis, directeur Doxis Informatiemanagers

Max Beekhuis directeur DoxisJe bent directeur van een Archief-Erfgoedinstelling binnen de lokale overheid. Je zit in een gemeenschappelijke regeling. Jouw instelling is actief aan de publiekskant van je dienstverlening. Je bent actief in het uitoefenen van de toezichthoudende rol, zo neem je deel aan het informatieoverleg binnen de gemeenten, volgt de ontwikkelingen rond Archief 2020, KING, etc. Maar…
Lees hier verder…

Wat moet een e-depot nu precies kunnen?

Door: Wiel Swinckels, business consultant bij Circle Software

Wiel Swinckels business adviseur Circle SoftwareBij het ontwikkelen van een informatiesysteem wordt over het algemeen uitgegaan van wensen waaraan het systeem moet voldoen, die gedetailleerd worden uitgewerkt in functionele en technische specificaties. Zo ook bij het ontwikkelen van een e-depot.

Het opstellen van de functionele specificaties voor een e-depot is echter geen sinecure. Tijdens het ‘spel’ van specificeren, werd ik meer dan eens ermee geconfronteerd dat de spelregels (eisen waaraan een e-depot dienen te voldoen) voortdurend veranderen. Dit maakt het op tijd en compleet opleveren van specificaties complex.

Lees hier verder…

Waar hoort een e-depot in mijn architectuur?

E-depot en GEMMA

Door: Geert Maas, professional bij Doxis Informatiemanagers

Geert Maas, professional bij DoxisVeel gemeenten staan voor de uitdaging om hun dienstverlening aan burgers en bedrijven te verbeteren en daarnaast te zorgen voor een efficiënte organisatie. Daarnaast is er de afgelopen jaren sprake geweest van een grote decentralisatiebeweging waarbij taken vanuit het Rijk en de provincie overgeheveld zijn naar de gemeenten. Deze zijn per 1 januari 2015 onder meer verantwoordelijk geworden voor de uitvoering van de Wet maatschappelijke ontwikkeling, de jeugdwet en de participatiewet.

Deze decentralisatie dwingt gemeenten nog meer na te denken over de manier waarop informatievoorziening wordt ingericht. Want waar hoort nu het e-depot thuis binnen je architectuur? Binnen de bedrijfs-, technische of informatiearchitectuur?

Lees hier verder…

Positionering van het e-depot; digitale bewaarplaats of opslagfunctie

Door: Mostafa Belkadim, professional bij Doxis

Blogger Mostafa Belkadim Doxis CeeloPositionering van het e-depot kent twee soorten. Enerzijds is er de positionering in het proces en anderzijds de positionering in het applicatielandschap.

Soorten systemen binnen een organisatie
Zonder diep op de architectuurlandschap in te gaan, zijn er drie soorten systemen die een rol spelen in de applicatiearchitectuur als het gaat om informatie:

Lees hier verder…

E-depot; een integrale aanpak?

Door: Geert Maas, professional bij Doxis

Geert Maas, professional bij DoxisDe noodzaak van digitale duurzaamheid is al eerder aangetoond in deze serie blogs. Toch zien we vaak dat de informatievoorziening bij archiefvormers nog onvoldoende op orde is. Met het simpelweg aanschaffen van een e-depot zijn we er ook nog niet. Vooral de ideeën over de positionering van het te gebruiken e-depot lopen uiteen. Het moment waarop informatie in een e-depot wordt opgeslagen verschilt. Grofweg zijn er twee situaties aan te duiden. Enerzijds kan de informatie al tijdens het proces worden opgeslagen in een e-depot. Anderzijds wordt de informatie pas opgeslagen ná de wettelijke overbrengingstermijn.

Lees hier verder…

Waarom een E-depot? Oftewel; ‘waarom je de datazooi niet in de plomp mietert!’

Door: Max Beekhuis, directeur Doxis

Max-BeekhuisIn mijn vorige blog over e-depots heb ik gerefereerd aan het marketing succes van het thema e-depot onder de doelgroep DIV-ers. Onder deze functionarissen is er veel belangstelling voor de voorziening en weinig doorzettingsmacht en –kracht. Dat is jammer omdat het e-depot in het kader van duurzaam informatiemanagement een belangrijke rol speelt. We moeten op zoek naar de echte eigenaar van de duurzaamheidsproblematiek. Volgens mij zijn dit de directeuren ICT, de Management Team leden en de Secretarissen van besturen. Kortom, de functionarissen die ik slechts zelden zie rond de thematiek van duurzaamheid van informatie. Is hun geringe belangstelling terecht?

Lees hier verder…