Blog: Wat moet een e-depot nu precies kunnen? Deel 5 (laatste deel): Raadplegen

Door: Wiel Swinckels, Business Consultant bij Circle Software

Wiel Swinckels business adviseur Circle SoftwareAls je informatie duurzaam hebt opgeslagen en je kunt het vervolgens niet raadplegen, heb je aan de hele opslag niets…

Het beschikbaar stellen van digitale informatie is misschien wel de belangrijkste functionaliteit van een e-depot. Je moet informatie kunnen opzoeken en (belangrijker nog), kunnen vinden en inzien.

Openbaar of niet openbaar

Houd er wel rekening mee dat je alleen die informatie ziet waarvoor je ook geautoriseerd bent. Het kan zijn dat in een e-depot overgebrachte informatie opgeslagen is die door opgelegde beperkingen (nog) niet openbaar is.
Ook is het mogelijk dat in het e-depot informatie opgeslagen is, die nog niet formeel is overgebracht (we praten dan over ‘uitplaatsing’) en dus nog niet openbaar hoeft te zijn. Afschermen van informatie door het autoriseren van raadplegers is dus noodzakelijk.

Als je informatie rechtstreeks uit het e-depot wilt raadplegen, moet je op het e-depot inloggen waar informatie (geautoriseerd) beschikbaar wordt gesteld. Deze mogelijkheid wordt over het algemeen toegepast voor interne raadpleging.

Externe raadpleging

Raadpleging door ‘externen’ (zoals burgers) vindt anoniem of ‘geregistreerd’ plaats. Om te voorkomen dat externen rechtstreeks het e-depot benaderen, wordt openbare informatie uit het e-depot gepubliceerd op een speciale ‘raadpleeg-omgeving’. Dit is bijvoorbeeld een (gemeentelijke) website, een website van een erfgoed instelling of archieven.nl.

Je vindt de benodigde informatie door te zoeken op metagegevens van de archiefbescheiden, vrije tekst in de documenten (of een combinatie van beide) of door te zoeken via een boomstructuur. Historisch of wetenschappelijk onderzoek is vaak een reden om in de archieven te duiken. Gebruik hiervoor specialistische zoeksoftware, die de data indexeert, doorzoekt en analyseert.